サイボウズLiveで行っていた研究進捗管理をScrapboxに移行

結論から先に書くと,以下に移行しました。

  • 研究進捗報告: Scrapbox
  • スケジュール管理: Googleカレンダー

サイボウズLiveが2019年4月でサービスを終了しました。本研究室では研究進捗管理をサイボウズLiveで行っていて,特に以下2つをフル活用していました。

  • 掲示板機能: 学生各個人の研究進捗報告。学生1名につき1つのトピックを立て,それに学生が報告,教員がコメント,という順で進捗を報告していく。
    • 良かった点:
      • 画像のインライン埋め込みができる。報告書として議論しやすい。
      • 動画も簡単に貼れる。
      • ソースコードはシンタックスハイライトされて見やすい上に,デフォルトでは畳まれていて見たい時だけ展開できるので,議論がしやすい(サイボウズさん側のハッカー魂を感じられる)。
        プログラミング必須な研究室ではかなり重要な機能。

      • 学生にとっては,自分以外の学生の報告も見ることができるため,報告の良し悪しの相互学習になる。また,進み具合の相互発奮につながる。
      • APIがあるため(充実というほどではないが),オートメーション可能。
    • もう少し機能が欲しかった点(無料なので本当に十分なのですが,あえて言えば):
      • バックアップ機能。HTMLでの書き出しができないので,年度を締めくくって整理するのが厳しかった。(自作して対処していました)
  • カレンダー機能: ミーティングをいつにするか,卒論の〆切はいつか等を管理。また,就職活動等で欠席する日を報告。
    • 良かった点:
      • 予定当日にメールが届くのでうっかりが少なくなる。
      • 「Cc予定」という機能があり,自分の予定を誰と共有するかの範囲を指定できるので,表示が煩雑になりすぎない。
      • スマホ専用アプリがあったため,スマホのUIに則った通知や操作ができる。
    • もう少し機能が欲しかった点(無料なので本当に十分なのですが,あえて言えば):
      • APIの充実。予定の登録は本質的に面倒。例えば定例の会議とかは登録を自動化したい。(これも結局Selenium+Rubyで自作して対処していました)

その他,今年度に新しく購入した書籍や,関連研究のニュースなどをまとめていて,非常に便利に使わせて頂いていました。
しかしサービス終了とのことで,上記の「良かった点」をできるだけ持ち越せるようなグループウェア等を探しました。
いろいろなものを試してみて前述の通りの環境に移行したわけですが,理由は以下の通りです。

Scrapboxの良い点,および今までできていたことができなくなったのをどう対処しているか:

  • ソースコードがシンタックスハイライトされる。たたみ/展開はできないが,別ページへのリンクが極めて簡単なのでソースコードだけページを分けてしまえば良い。
    ちなみにArduinoのソースコード(拡張子.ino)も簡単ではあるがシンタックスハイライトされる(サイボウズLiveはそこまではできなかったので投稿時に拡張子を.cppに変えていた)。

  • 画像は簡単に貼れる。(Gyazoを通じてだが,それは意識する必要は全くない)
  • 動画は貼れないが,リンクを貼るのは簡単なので,Googleドライブに動画を置いてそれにリンクを貼れば問題ない(後述のように,Googleアカウントは全員持っている)。
  • 1研究テーマ(1個人)につき1プロジェクトという風にすれば,だいたい今までと同じ使い勝手になり,かつ,各プロジェクトに全員を所属させれば他学生の報告も参照できる。
    ただしプロジェクトをまたいだリンクや検索はできない。Scrapboxはリンクが機能のキモであり発想支援が素晴らしいので,どうするか検討中。

  • プロジェクトはPrivateにもできる。
  • ログインにはGoogleアカウントが必要だが,本学ではGmailを契約しているため,全員がGoogleアカウントを持っている。
  • バックアップは,プロジェクト単位でJSONでエクスポートできる。また自動定期バックアップ機能もある。
    HTMLで書き出せたりできるわけではないが,JSONでエクスポートしたものをコンバートするプログラムを書けば,インライン画像埋め込みも含めて簡単にできそう。

Googleカレンダーの良い点,および今までできていたことができなくなったのをどう対処しているか:

  • 複数のカレンダーを重ね合わせることができるので,自分の予定と研究室の予定は色などで区別できる。
  • スマホのUIがある。スマホのホーム画面にも貼れる。通知もしてくれる。
  • PCのブラウザでのUIはやや見づらいが,拡張によりややカスタマイズはできる。
  • Googleアカウントが必要だが,前述のように全員持っている。

ということで,かなり満足のいく移行ができています。
たまたま学生が全員Googleアカウントを持っているなどの特殊事情はあるので参考にはあまりならないかも知れませんが,書いてみました。

なお,その他に以下のグループウェアなどを検討しました。
以下の感想は個人の主観であり間違いも含んでいると思います。
また,研究進捗報告に適しているかも私にとっては重要です。

  • サイボウズOffice
    30日間無料を試してみたが,掲示板機能はサイボウズLiveよりも貧弱に思える。
    ソースコードを文中に挿入することもできない。
    (添付はできるが,展開ができずダウンロードになる)

  • R-Group
    クラウド型,容量無制限,利用人数無制限。
    試用してみようとユーザ登録したがメールが来ないので試用できなかった。

  • ZOHO Connect
    UIが学生に厳しそう。Taskの使い方がよくわからない。

  • GROUP SESSION
    オープンソース。画面がややモダンではないか。
    掲示板が,文->ソース->図->文… みたいな文中埋め込みができない。

  • SHIRASAGI
    デモサイトがあるが,グループウェアとしてどう使うのかがよくわからなかった。

  • Stock
    「ノート」機能はドラッグ&ドロップでどんどんファイルをくっつけていけるが,投稿ごとにわかれるわけではないので使っていくとどんどん長大なノートになってしまう(と,前のを誤操作で消してしまいそう)。

  • iQube
    無料だと30MBなのでちょっと厳しい。

  • Office 365
    掲示板機能はあるが,ちょっと面倒そうな印象。
    ソースコードも貼れないっぽい。

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